ARNOPIANTO (2008 12 038) Penyimpanan Data/File Menggunakan Program Sistem Aplikasi Pimpina (SAP)

A. Program Sistem Administrasi Pimpinan (SAP)
Program Sistem Aplikasi Pimpnan (SAP) adalah suatu program yang dapat menyimpan data/arsip agar lebih aman dan dapat mencari data/arsip itu sewktu-waktu jika data/arsip itu diperlukan kembali.

Menjalankan Program Sistem Administrasi Pimpinan (SAP)
- Klik tombol icon SAP dilayar monitor
- Isi identitas pengguna dan kata sandi
- Kemudian tekan LOGIN atau tekan tombol ENTER

Menu Utama Program Sistem Administrasi Pimpinan
1. Penyimpanan Arsip
Bagian terpenting pada program SAP, karena dengan penyimpanan yang baik dan benarlah nantinya arsip akan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
2. Pencarian Arsip
Setelah melakukan penyimpanan maka, pengguna dapat dan menemukan kembali arsip tersebut jika dibutuhkan kelak.

Menyimpan Arsip
1. Dari menu awal klik penyimpanan arsip
2. Pilih kabinet sesuai dengan arsip yang akan disimpan
3. Kolom selanjutnya diisi sesuai dengan atribut arsip yang akan disimpan
4. Untuk mengisi jenis katagori,klasifikasi, lokasi fisik dan lokasi disk pengguna cukup meng-klik pada tombol dokumen, program akan menampilkan tabel-tebael yang telah dibuat sebelumnya
5. Hilang kan tanda centang pada filter bagian untuk menampilkan seluruh item
6. Pilihlah salah satu item yang terdapat pada kode katagori kemudian klik tomnbol PILIH sehingga item katagori yang semula kosong akan terisi secara otomatis
7. Pengisian tanggal dapat dilakukan dengan meng-klik tombol ← bila sesuai dengan dengan tanggal sekarang (hari ini) atau tombol kalender untuk menampilkan dialog tanggal hari ini
8. Setelah pengisian data atribut klik pada Tab Data File
9. Untuk merekam arsip klik tombol Scan atau Import File dengan file yang akan disimpan
10. Menggunakan Scanner
- Klik tombol Scan, maka program akan menampilkan dialog scan
- Klik tombol Preview untuk melihat dokumen yang diletakkan pada scanner supaya tampil layar scanner (kecuali scanner yang dilengkapi dengan auto profil)
- Tentukan area yang diinginkan sesuai dengan lebar dokumen yang disimpan dengan meng-klik tombol kiri mouse, tahan dan tarik
- Klik tombol Scan untuk menyelesaikan proses scanning
11. Lakukan kembali proses scan apabila arsip yang disimpan lebih dari satu halaman
12. Klik tombol Simpan untuk menyimpan arsip
13. Jika telah selesai , tekan tombol Close dan lakukan proses yang sama untuk melakukan penyimpanan arsip yang lainnya

Mencari Dan Mencetak Arsip
1. Mencari Arsip
- Dari menu awal, klik tombol Pencarian Arsip
- Isikan atribut arsip yang akan dicari oleh pengguna
- Aktifkan tanda centang pada sebelah kiri data atribut pencarian yang diisi
- Lik tombol cari, maka program akan mencari dan menampilkan hasil pencarian pada Tab hasil pencairan
- Pilih Arsip, kemudian klik tombol Data File untuk membuka arsip sehingga akan muncul dialog penyimpanan arsip
- Pada dialog penyimpanan arsip, klik menu tab Data File untuk melihat seluruh isi arsip yang bersangkutan
- Apabila arsip yangdisimpan lebih dari satu halaman maka untuk membuka arsip itu klik salah satu file
- Melihat (preview) file menggunakan program lain
2. Mncetak File
- Klik kanan file yang akan di cetakdan pilih Cetak File
- Berikut dialog mencetak file pada program SAP
- Pada pilihan ukuran cetak citra pilih lah hasil cetak nantinya
- Pilih maksimal kertas untuk mencetak dokumen hasil scan pda kertas sesuai dengan ukuran maksmal printer
- Tentukan posisi cetak citra kemudian jumlah copy (lembar) yang akan dicetak
- Pada pilihan hal, pilihlah setup halamannya, apakah akan dicetak secara portrait atau landscape
- Kemudian klik OK
- Tombol fotocopy, jika tombol ini diaktifkan akan berubah menjadi ‘foto copy aktif’ dan otomatis pilihan cetak akan langsung terpilih. Tombol ini berguna jika pengguna akan melakukan scanning sekaligus mencetak dokumen yang sedang di scan tersebut.